Ogni intermediario dovrà rendere disponibile, alle autorità competenti, una esauriente documentazione delle procedure informatiche utilizzate; questa dovrà riguardare in particolare:
il sistema software di alimentazione, di scarico fuori linea e di cancellazione delle evidenze dal registro;
le funzioni di ricerca ed aggregazione richieste;
l'eventuale sistema informatico per il controllo dei casi di frazionamento.
Tale documentazione deve comprendere:
- il
dizionario dati;
- lo schema concettuale;
- la descrizione della struttura logica e fisica dei dati;
- la descrizione dei processi;
- la descrizione della gestione della sicurezza logica e fisica.
Gli intermediari debbono inoltre attestare la rispondenza della documentazione alle procedure informatiche utilizzate.
Qualora l'intermediario faccia uso di un pacchetto applicativo prodotto da altri enti, siano essi altri intermediari o case di software, l'obbligo di conservare la parte più analitica della suddetta documentazione ricade su questi ultimi. In questo caso l'intermediario dovrà detenere una dichiarazione rilasciata da chi ha prodotto il software ed attestante:
la rispondenza del sistema alle norme ed agli "STANDARD INFORMATICI";
la sede presso la quale tale documentazione analitica è resa disponibile per eventuali controlli da parte delle autorità competenti.
nell'allegato è riportata parte della documentazione di LAN_ARC old application